Aprenda para que serve e como fazer a emissão de nota fiscal sobre serviço prestado
Separamos, neste artigo, algumas informações importantes a respeito dessa temática para que você fique por dentro desse assunto e tire de uma vez por todas suas dúvidas. Vem conferir!
Antes de falarmos sobre como e qual a importância de se gerar nota fiscal, precisamos entender o que ela significa qual a sua função
Uma nota fiscal é um documento comprobatório de transação. Ela é responsável por protocolar e deixar registradas as vendas de um negócio. É um arquivo de extrema importância, uma vez que através dela se faz parte da contabilidade de uma empresa e é também em relação a ela que são analisados os impostos e tributos a serem pagos. A nota fiscal é um documento que possui obrigatoriedade de ser gerado, e implica que a empresa que gerou está ciente dos encargos ali contidos e está explicitando à receita federal que recebeu aquele pagamento naquela data. É uma prestação de contas, da forma mais literal.
Como foi dito anteriormente, a nota fiscal comprova que existiu uma compra – seja de produto ou de serviço – logo, neste documento devem constar informações básicas acerca dessa compra, sendo essas:
- data, horário e local da transação;
- valor da transação;
- forma de pagamento;
- dados acerca do pagamento (em caso de cartão os dígitos finais, em caso de dinheiro a quantia que foi paga e se houve a necessidade de troco etc.);
- dados da empresa (cnpj, nome, inscrição estadual);
- número da nota fiscal;
- descrição básica do serviço ou produto que foi negociado;
- dados do cliente (não sendo estes obrigatórios);
- valor dos impostos gerados naquela compra.
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Como foi dito anteriormente, uma nota comprova que houve uma venda, e por essa razão, a nota fiscal adquire mais uma função, que é a função de documento utilizado em caso de troca ou devolução. Esse aspecto não se aplica em caso de serviços, mas sim em caso de produtos. Quem nunca ouviu um parente dizer “vou pegar a notinha sim, vai que dá algum problema e eu preciso trocar” que atire a primeira pedra. Como as empresas possuem políticas de trocas e devoluções com datas limite e pré-definidas, as notas ajudam nesse controle pois marcam o dia exato da compra, fazendo com que tudo fique mais organizado e as políticas de devolução, por sua vez, mais eficazes.
Por que gerar nota fiscal?
Após entender o que é uma nota fiscal fica fácil compreender as razões pelas quais ela sempre precisa ser gerada ao final de cada transação. Como citamos, a nota tem uma importância enorme para o consumidor, uma vez que comprova que este realizou a compra em determinado dia e horário e que pagou corretamente pelos seus produtos ou serviços. Economicamente falando, a nota fiscal também exerce papel importante, já documenta os impostos que foram gerados naquela transação, fazendo com que a economia geral do país tenha ciência de que está obtendo as arrecadações advindas das empresas de maneira correta e funcional.
Para além disso – que, convenhamos, já é muita função – a nota fiscal desempenha um papel crucial dentro da contabilidade de um negócio, já que ela sendo gerada pela empresa comprova o que entrou de lucro, e sendo recebida pela empresa como documento comprobatório mostra o que houve de despesa, auxiliando no balanço financeiro e no planejamento do negócio. É bastante trabalho para um papelzinho tão pequeno, não?
Como gerar uma nota fiscal por um serviço que prestei?
À essa altura, depois de aprender sobre toda a informação que a nota fiscal concentra, você deve estar se questionando acerca da dificuldade de gerar uma nota de serviço prestado. Mas, por mais complexo que pareça, não é tão difícil. Existem algumas etapas a serem seguidas, e te explicaremos cada uma delas a seguir.
A começar pelo CNPJ. Para emitir uma nota fiscal, gera qual for o tipo da sua empresa, é necessário possuir um CNPJ (cadastro nacional de pessoa jurídica) ativo. Esse passo é o primeiro e o mais importante, já que o CNPJ é como o RG da sua empresa, identificando-a e regularizando-a na receita federal (leia mais em: BIZ Capital)
Com o CNPJ ativo, a próxima etapa é realizar o cadastro na prefeitura ou na secretaria da fazenda para que dessa forma sua empresa possa acessar o sistema existente para a emissão de notas (NFS-e, o qual explicaremos mais à frente). Nessa etapa é imprescindível frisar que o cadastro deve ser feito no mesmo local onde o CNPJ foi criado.
Como o cadastro da etapa anterior realizado, o próximo passo é receber uma senha e um login para a utilização do sistema de emissão de notas.
Dentro do sistema, depois de efetuado o login, os campos são preenchidos e as notas são adicionadas manualmente.
Devo contratar uma empresa de contabilidade para me auxiliar na emissão de notas de serviço prestado?
De fato, contratar uma empresa de contabilidade não é uma obrigação nesse aspecto. Mas algumas informações no preenchimento dos campos necessários na geração das notas difere de uma empresa para outra e até mesmo de um serviço para o outro. Em caso de dúvidas, é útil ter um profissional qualificado para ajudar, uma vez que, por mais que o processo seja relativamente simples, a nota fiscal é um documento de extrema importância, como foi abordado desde o início, e é essencial que nela constem as informações corretas para que não haja nenhum desencontro ou prejuízo futuro para o negócio.
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